Mehr schaffen mit dem richtigen Zeitmanagement

Hast du auch manchmal das Gefühl deine To-Do-Liste nimmt kein Ende? Und eigentlich könnte sie immer länger und länger werden? Denn schließlich gibt es doch noch so vieles, was du machen könntest…Damit bist du nicht allein – die Sache mit dem Zeitmanagement ist gar nicht so einfach. Die Aufgaben prasseln geradezu auf uns herab, über unser E-Mail Postfach, per Nachricht (beruflich oder privat) oder gar direkt persönlich ausgesprochen. Und dann sitzen wir da und denken uns, was habe ich eigentlich heute geschafft? Bin ich meinen langfristigen Zielen nähergekommen? Das kann ganz schön überfordernd sein. Und wollen wir nicht alle am liebsten einfach nichts erledigen MÜSSEN und einfach das BESTE aus unserer Zeit machen?

Doch die gute Nachricht ist, es gibt eine Reihe an Zeitmanagement Methoden, die uns helfen uns besser zu strukturieren und unsere Zeit besser zu nutzen. Denn wir haben nun mal nur diese 24 Stunden am Tag.

Was ist Zeitmanagement?

Unsere Zeit ist limitiert. Wir haben nur 24 Stunden am Tag, wir werden alle eines Tages sterben und keiner weiß wann. Das klingt im ersten Moment vielleicht etwas hart, aber Fakt ist, wir werden keinen Moment unseres Lebens 2 mal erleben. Das macht uns bewusst wir wertvoll unsere Zeit ist. Wir verzetteln uns oft in den vielen kleinen Aufgaben ohne unseren tatsächlichen Zielen wirklich näher zu kommen. Denn Fakt ist unsere Zeit ist limitiert und die Anzahl an möglichen Aufgaben ist unendlich. Wir werden also ohne einen Plan immer Tage haben, an denen wir nicht alles schaffen, wenn wir uns keine realistischen Ziele setzen und priorisieren. 

Bei dem Begriff Zeitmanagement geht es also darum die eigene Zeit sinnvoll einzuteilen und Aufgaben zu priorisieren bzw. delegieren. Für diese Art von Selbstmanagement gilt es herauszufinden, was dir wirklich wichtig im Leben ist. Hier kommen einige nützliche Tipps zu einer optimalen Zeitplanung sowie nützliche Zeitmanagement Methoden und wie du sie anwendest.

Die 14 besten Zeitmanagement Methoden

Sich produktiv zu fühlen ist tatsächlich keine Wunschvorstellung, wenn du lernst dich und deine Zeit richtig zu managen. Doch keine Angst, vor dieser Aufgabe stehst du nicht allein. Es gibt eine Reihe an Zeitmanagement Methoden, die dir dabei helfen. Hier findest du eine Liste der 14 besten Zeitmanagement-Methoden im Überblick.

1. Richtig priorisieren – die High Value Methode

Das Priorisieren bildet die Basis deines Selbstmanagements. Überlege dir, was wirklich wichtig für dich ist. Was sind deine Haupt-Ziele? Denke hier vor allem langfristig. Wenn du das herausgefunden hast, weißt du eher auf was du dich tagtäglich fokussieren solltest. So findest du heraus was WIRKLICH WICHTIG für dich ist – und was vielleicht nur EBENFALLS ERLEDIGT WERDEN KÖNNTE. 

Dieser Vorgehensweise führt zurück auf die High Value Methode. Indem du deine Hauptziele definiert hast, kannst du die Wertigkeit der Tätigkeiten besser abwägen und einschätzen. Bringen Sie mich meinem Hauptziel näher?

Wenn du deine Lebensziele definiert hast, kannst du dich an deine Monats-, Wochen-, und Tagesziele machen.

Vergeude nicht deine Zeit damit, das Leben eines anderen zu leben. 

Steve Jobs

2. Struktur in das Chaos bringen – die ABC-Methode

Eine weitere Zeitmanagement Methode um etwas Struktur in deine Aufgabenliste zu bekommen, ist die ABC-Methode. Auch hier geht es wieder um die Wertigkeit deiner Aufgaben. Im ersten Schritt betrachtest du all deine Aufgaben komplett unsortiert. Im nächsten Schritt versuchst du sie zu priorisieren in WICHTIG, MITTELWICHTIG und UNWICHTIG.

3. Was zuerst? Die Eisenhower Matrix

Da wir ja aber bekanntlich nicht unendlich Zeit haben, kann es helfen die ABC-Methode um ein weiteres Kriterium zu erweitern: Die Dringlichkeit. Womit wir zur nächsten Selbstmanagement-Methode kommen: Der Eisenhower-Matrix. Hier ergeben sich dann folgende Kategorien für die Einteilung deiner Aufgaben:

1. Aufgaben, die wichtig UND dringend sind
2. Aufgaben, die wichtig UND weniger dringend sind
3. Aufgaben, die weniger wichtig UND dringend sind
4. Aufgaben, die weniger wichtig UND weniger dringend sind

4. Das Unangenehme zuerst – Eat the frog 🐸 

Eine weitere Methode zur Priorisierung deiner Tätigkeiten bietet die Eat the frog Methode. Hierbei geht es darum, die unangenehmste Aufgabe (the frog), direkt als erstes zu erledigen.

Der Vorteil soll sein, dass uns diese dann nicht mehr belastet und wir keine unnötige Energie verschwenden, an diese unangenehme Aufgabe zu denken. Erledigst du sie direkt in der Früh, fühlst du dich den restlichen Tag freier und hast mehr Motivation. Lese-Tipp: Hier findest du die 5 besten Tipps für mehr Motivation & Durchhaltevermögen!

5. Aufgaben betrachten

Sieh dir deine Aufgabenliste an und höre in dich hinein, wie du die Aufgaben empfindest. Fühlst du Stress oder Überforderung? Dann solltest du definitiv entweder an deinen Aufgaben arbeiten oder deine Einstellung zu deinen Aufgaben ändern. Denn wenn du weiterhin mit solch einem Gefühl arbeitest, wirst du dich über kurz oder lang sehr ausgelaugt und sehr unerfüllt fühlen. Bedenke vor allem, dass dein Leben nicht nur aus der Erfüllung von Aufgaben besteht. Schließlich ist auch sonst immer so einiges los und wir sind nun eben mal keine Maschinen. Bedenke also auch immer, was sonst noch so in deinem Leben los ist und entscheide dann realistisch, was du z.B. pro Tag oder pro Woche schaffen KANNST.

Lese-Tipp: Hier findest du die 20 besten Tipps zum Positiv Denken!

6. Long- & Short-List

Eine lange Liste kann sehr überfordernd sein. Daher macht es durchaus Sinn seine Aufgaben zu strukturieren und auf unterschiedliche Listen zu schreiben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Tages-, Wochen-, Monats- und Jahreslisten
• Kurzfristige Ziele & langfristige Ziele
• Unterteilung der Aufgaben je nach Bereich wie Finanzen, Kinder, Einkauf

Tages- und Wochenplan zum Download:

• 

• 

Nicht jeder ist ein Fan von Listen und viele Berater empfehlen einem, die Aufgaben doch lieber direkt zu erledigen als sie aufzuschreiben. Doch das geht einfach nicht immer. Und wir können uns auch nicht alles merken. Daher sind Listen auf jeden Fall sinnvoll für all diejenigen, die sich etwas mehr Struktur in ihrem Leben wünschen. Natürlich sollte nicht jede kleinste Aufgabe auf die Liste kommen, alles was sich schnell innerhalb von 5 Minuten erledigen lässt, können wir ja auch nun wirklich direkt erledigen. 

Wenn heute der letzte Tag meines Lebens wäre, würde ich dann das tun wollen, was ich für heute geplant habe? Wenn die Antwort auf die Frage an zu vielen Tagen hintereinander ‚Nein‘ lautet, dann weiß ich, dass ich etwas ändern muss.

Steve Jobs

7. Fokus Fokus Fokus

Ein ganz wichtiger Tipp um sich weniger gestresst und überfordert zu fühlen, ist sich immer auf eine Sache zu konzentrieren. No Multitasking! Denn das ist das Ergebnis unserer fordernden Gesellschaft, in der man immer mehr machen und mehr leisten muss. Gib dich diesem Leistungsdruck nicht hin und fokussiere dich auf das, was du gerade machst.

Wer kennt es nicht? Wir sind gerade dabei eine Arbeit zu erledigen, da könnte man doch eigentlich mal wieder die Sozialen Medien checken. Oder vielleicht hat der Freund oder die beste Freundin ja geschrieben. Schnell wird das Handy gezückt und wir sind wieder abgelenkt. Probiere wirklich bei der Sache zu bleiben und gib diesen Zeitdieben keine Chance. Arbeite lieber fokussiert 1 Stunde an etwas und gönne dir dann 5 Minuten Pause.

8. Schaffe Zeiträume für deine Aufgaben – Parkinson’s Gesetz

Wenn du herausgefunden hast, was wichtig für dich ist und was du z.B. an einem Tag erledigen möchtest, dann schaffe dir auch die entsprechenden Zeiträume dafür. Blocke dir die Zeit nur für diese eine Aufgabe. Halte dich an deinen Plan und lass dich nicht ablenken. Nimm dir also gezielt vor, eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer Stunde zu erledigen, somit schaffst du dir deine eigene zeitliche Priorisierung.

Wer gerne mal etwas vergisst, kann sich zum Beispiel auch Terminerinnerungen setzen.

Meine wichtigsten Dinge im Leben kosten kein Geld. Es ist klar, dass die kostbarste Ressource, die wir alle haben, Zeit ist.

Steve Jobs

9. Zeit vs. Produktivität – das Pareto-Prinzip

Nachdem du dir einen Zeitrahmen für deine Tätigkeit gesetzt hast, kannst du nun kritisch hinterfragen, ob die eingeplante Zeit für die Erledigung der Aufgabe optimal gewählt wurde. Könntest du nicht auch in weniger Zeit gleich viel erreichen? Das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Methode genannt, besagt, dass wir meist schon mit 20% unserer Zeit 80% des gewünschten Ergebnisses erreichen können. Wie produktiv ist also die restliche, aufgebrachte Zeit?

Sieh genau hin, wie produktiv und effizient du etwas erledigst und ob du nicht unnötig Zeit verschenkst. Diese Zeitmanagement Methode ist ehr individuell und unterliegt deiner persönlicher Selbstbeobachtung.

10. Die richtige Atmosphäre schaffen

Überlege dir, in welcher Atmosphäre du deine Aufgaben am besten erledigen kannst. Brauchst du zum Beispiel komplett Ruhe oder würde dir frische Lust gut tun? Wäre ein Café etwa der passende Ort oder schaffst du dir zum Beispiel zu Hause eine angenehme Atmosphäre mit Kerzen und leiser Musik? 

11. Alles im Blick – GTD

Eine allumfassende Zeitmanagement Methode ist die Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD-Methode. Hierbei geht es darum all seine Aufgaben in einem Verwaltungssystem zu erfassen. Das klingt komplizierter als es ist. Im Prinzip geht es darum ALL seine Tätigkeiten zu erfassen um bei all dem Priorisieren nichts zu vergessen.

So gehst du vor:

1. Sammele alle deine Aufgaben in einer großen Liste (Papier oder digital).
2. Entscheide dich für eine der anderen Methoden oder kombiniere am besten mehrere miteinander, um deine Aufgaben sinnvoll einzuteilen.
3. Im besten Fall hast du nun mehrere verschiedene Listen, die du regelmäßig durchsiehst und abarbeitest. Entscheidend dafür sind die Kriterien Umgebung, Zeit, Energie und Priorität.

12. In der Ruhe liegt die Kraft – das Pomodoro-Prinzip

Wer viel leistet weiß, wie wichtig auch Pausen ab und zu sind. Anspannung geht nicht ohne Entspannung. Kurz gesagt setzt du dir zwei verschiedene Zeitblöcke: Zum Beispiel 25 Minuten konzentriert arbeiten ohne Unterbrechung, dann 5 Minuten Pause. Diese Zeitblöcke kannst du dann immer wieder wiederholen.

Der Unternehmer Francesco Cirillo hat ebenfalls dieses Prinzip erkannt und dem Ganzen mit der Pomodoro (deutsch: Tomate) einen Namen gegeben.

13. Alles erledigt? Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eigentlich nichts komplett anderes im Vergleich zu den anderen. Auch hier geht es darum, seine Tätigkeiten aufzuschreiben, die Zeit einzuschätzen (+ Puffer) und die Tätigkeiten zu priorisieren. Sie bietet jedoch noch einen weiteren Schritt: Das Kontrollieren. Denn Liste und Vorhaben sind gut, um jedoch deine Produktivität besser einschätzen zu können, hilft es, wenn du auch nachprüfst, ob du alles geschafft hast.

14. Den inneren Schweinehund überwinden – die Jerry Seinfeld Methode

Damit du deinen inneren Schweinehund überwinden und immer am Ball bleiben kannst, bietet dir die Jerry Seinfeld Methode eine gute Unterstützung. Wie auch bei der ALPEN-Methode geht es darum zu protokollieren, ob man seine Aufgaben erledigt hat oder nicht. Sein Trick ist hier die Visualisierung. So ging Jerry Seinfeld vor:

Er hängte sich einen Jahreskalender auf und markierte mit einem Filzstift die Tage, an denen er seine Ziele erreicht hatte. Somit war für ihn die Motivation größer, kontinuierlich seine Aufgaben zu erledigen, da er immer die Markierung im Kalender setzen wollte.

---

Fazit: Durch die Auflistung wird klar, dass es eine Vielzahl an Zeitmanagement Methoden gibt. Und sicher gibt es nicht die eine richtige, die für alle gilt. Jeder muss für dich herausfinden, mit welchen Methoden und Systemen er am besten arbeiten kann.